PRAXISLISTE — 4 MIN

12 Abläufe, die sich automatisieren lassen — und 3, die es nicht wert sind.

Zwölf typische Kandidaten aus Vertrieb, Verwaltung, Handel und Wissensarbeit. Die Beispiele sind Orientierung, keine Fallstudien oder Ersparnisversprechen.

DIE KURZE ANTWORT

Automatisiere, was häufig vorkommt, klaren Regeln folgt und niemanden braucht, der dabei mitfühlt. Lass die Finger von allem, was selten passiert, echtes Urteilsvermögen verlangt — oder eigentlich abgeschafft gehört.

Zur Leistung: KI-Automatisierung →
01–12

Die 12 Kandidaten.

01Angebots-NachfassNach einer festgelegten Frist kann ein System an ein offenes Angebot erinnern. Inhalt, Ton und Ausnahmen müssen zum Vertriebsprozess passen; automatische Erinnerungen sind kein Umsatzversprechen.
02RechnungseingangEingehende Rechnungen lassen sich auslesen, formell prüfen und zur Freigabe vorbereiten. Unterschiedliche Layouts und schlechte Scans brauchen Testfälle; die endgültige Buchung bleibt nach definierten Regeln freigabepflichtig.
03E-Mail-Triage im PostfachAnfragen erkennen, kategorisieren, an die richtige Person geben und Standardfälle mit einem Antwortentwurf vorbereiten — der Mensch entscheidet, die KI sortiert.
04Daten zwischen Tools syncenCRM, Shop, Buchhaltung, Newsletter — wenn jemand Daten von A nach B kopiert, ist das kein Job, das ist eine fehlende Schnittstelle (n8n, Make oder ein Stück Python).
05TerminvereinbarungBuchungsseite, Bestätigung und Erinnerung ersetzen E-Mail-Abstimmung. Ob dadurch weniger Termine ausfallen, muss im eigenen Ablauf gemessen werden.
06Wiederkehrende BerichteWochenzahlen, Monatsreports, Projektstatus: Daten einsammeln, aufbereiten, verschicken — läuft nachts, liegt morgens fertig im Postfach.
07Onboarding-UnterlagenNeuer Kunde oder neuer Mitarbeiter: Verträge, Zugänge, Checklisten, Willkommensmails — ein Auftrag stoßt die ganze Kette an, nichts wird vergessen.
08Produktdaten-Pflege im ShopLieferantendaten normalisieren, Beschreibungen vorformulieren und Varianten vorbereiten. Bei großen Katalogen spart das manuelle Schritte; Datenqualität und Freigaben entscheiden über den tatsächlichen Nutzen.
09Interne Wissensfragen„Wie war das nochmal mit…?“ — ein interner Assistent, der Handbücher, Ablagen und Prozessdokus kennt, statt dass jedes Mal dieselben drei Kollegen unterbrochen werden.
10Website-FAQ als AssistentDie immer gleichen Vorab-Fragen (Preise, Ablauf, Lieferzeit) beantwortet ein sauber begrenzter Assistent — alles darüber hinaus geht an einen Menschen.
11Bestell- und LagergrenzenUnterschreitet ein Artikel die Mindestmenge, entsteht automatisch der Bestellvorschlag samt Lieferanten-Mail — freigegeben wird von Menschen.
12Lead-AnreicherungNeue Anfrage rein → Firmendaten, Größe, Branche automatisch recherchiert und ans CRM gehängt — der Vertrieb startet vorbereitet ins Gespräch.
LIEBER NICHT

Die 3, bei denen ich dir abrate.

Beschwerden automatisch beantwortenEin verärgerter Kunde merkt sofort, ob eine Maschine antwortet — und wird verärgerter. Sortieren und vorbereiten: ja. Absenden ohne Menschen: nein.
Der Prozess, der zweimal im Jahr läuftEine Automatisierung, die 3.000 € kostet und 2 × jährlich 30 Minuten spart, hat sich nach 150 Jahren amortisiert. Rechnen vor bauen.
Das Chaos, das keiner verstehtEin Prozess, den niemand erklären kann, wird durch Automatisierung nicht besser — nur schneller falsch. Erst aufräumen oder abschaffen, dann automatisieren.

Diese drei Fälle zeigen die Prüflogik: Häufigkeit, Regelklarheit, Risiko und messbarer Nutzen kommen vor der Tool-Auswahl.

KRITERIEN

Woran du einen guten Kandidaten erkennst.

  • ✓ Häufig: Der Ablauf passiert wöchentlich oder öfter — sonst rechnet sich der Aufwand selten.
  • ✓ Regelbasiert: Du kannst die Schritte einem neuen Mitarbeiter in 10 Minuten erklären.
  • ✓ Messbar: Vorher/Nachher lässt sich in Stunden oder Euro ausdrücken — sonst weißt du nie, ob es sich gelohnt hat.
  • ✓ Fehlertolerant: Ein seltener Fehler ist ärgerlich, aber nicht existenzbedrohend — kritische Entscheidungen bleiben beim Menschen.
FRAGEN

Häufige Fragen zur Umsetzung.

Mit welchen Tools setzt du das um?

Je nach Prozess kommen zum Beispiel n8n, Make oder Python infrage. Das Werkzeug folgt Daten, Ausnahmen, Betrieb und Fähigkeiten deines Teams – nicht umgekehrt.

Was kostet so eine Automatisierung?

Kleine Abläufe (etwa der Angebots-Nachfass) sind Projekte im niedrigen vierstelligen Bereich. Ehrlicher Maßstab: Die Automatisierung sollte sich innerhalb von 6–12 Monaten über gesparte Zeit tragen — sonst empfehle ich sie nicht.

Und was ist mit dem Datenschutz?

Vor dem Start werden Datenarten, Empfänger, Zugriffe, Speicherorte und Anbieter dokumentiert. Selbst Hosting kann Kontrolle erhöhen, ist aber nicht automatisch datenschutzkonform oder günstiger. Die passende Lösung hängt vom konkreten Risiko ab.

Wie finde ich heraus, welcher Ablauf bei mir dran ist?

Frag dein Team, welche wiederkehrende Aufgabe Zeit kostet, klaren Regeln folgt und messbar ist. Im Erstgespräch prüfe ich Häufigkeit, Ausnahmen, Risiko und Business Case der besten Kandidaten.

Welcher deiner Abläufe nervt am meisten?

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30 Minuten, kostenlos. Ich prüfe den aussichtsreichsten Kandidaten – oder sage dir, warum sich die Automatisierung noch nicht trägt.